A criação e desenvolvimento de projetos corporativos não é uma tarefa fácil. Se líderes não souberem encaminhar a equipe, tudo pode virar uma grande bagunça! E claro, isso pode acarretar muitos prejuízos para os negócios. Por isso, a matriz RACI é uma ferramenta fundamental para gerir as equipes durante um projeto.
Talvez você já tenha se perguntado “Como é possível realizar um mapeamento rigoroso para usar todos os recursos disponíveis, não afastar os especialistas e garantir que as partes interessadas tenham todas as informações necessárias para apoiar o projeto?” A resposta é simples: usando a Matriz RACI.
Ela facilita a distribuição de tarefas e responsabilidades, proporcionando assim muitos benefícios. Continue acompanhando a leitura e entenda melhor como essa ferramenta pode te ajudar, como utilizá-la corretamente e quais são os seus benefícios. Confira!
O que é a Matriz RACI?
A Matriz RACI, também conhecida como matriz de atribuição de responsabilidade, é uma ferramenta utilizada para definir e descrever as responsabilidades das partes interessadas de um projeto. Mas afinal, o que significa a sigla RACI? Essa palavra é um acrônimo, em que suas letras representam a função de cada colaborador envolvido:
- Responsável (Responsible)
- Autoridade (Accountable)
- Consultado (Consulted)
- Informado (Informed)
Elas podem ser definidas e descritas da seguinte maneira:
R para Responsável
Esse grupo refere-se às pessoas que irão ser responsáveis por executar as tarefas, desenvolvê-las e entregá-las. Basicamente, é o time de entrega. Contudo, essa função também pode ser representada por um responsável geral, que reúne sua equipe de colaboradores e atribui todas as suas tarefas. Ele delega responsáveis, mas permanece responsável pelos resultados gerais do projeto.
A para Autoridade
Já esse grupo está relacionado ao líder principal responsável pelo projeto, ou seja, o gerente de projeto. Ele é o único capitão no comando encarregado de guiar o navio com segurança até o porto. Ele tem autoridade final na aprovação do projeto e toma as decisões finais de quais caminhos devem ser seguidos. Fica encarregado de responder perguntas como: quando a tarefa será iniciada? A tarefa foi realizada da forma correta?
C para Consultado
Estamos falando aqui de todos aqueles com a experiência ou o poder necessário para a conclusão bem-sucedida do nosso projeto. Sua contribuição é essencial e deve ser cuidadosamente planejada para promover a reflexão e validar as principais opções do projeto. Eles são especialistas no assunto, por isso, suas opiniões são ouvidas. Eles podem ter grande contribuição nos resultados finais. Tiram dúvidas, sugerem melhorias e estão prontos para dar dicas no desenvolvimento do projeto.
I para Informado
Engloba todas as pessoas que devemos manter informados sobre nossas ideias, decisões, progresso e sobre os resultados do projeto. Ou seja, sempre que houver uma consequência relevante, sejam positivas ou negativas, é preciso notificar as partes interessadas (gestores, clientes, stakeholders, etc.) que sofrerão algum impacto disso.
É importante lembrar que uma pessoa pode estar dentro de mais de um grupo, sendo algo bem comum em equipes menores. Contudo, se alguns dos grupos não for preenchido por ninguém, a matriz RACI estará incompleta e pode não gerar os resultados esperados. Por fim, o recomendado é sempre que apenas uma pessoa fique encarregada de cada grupo, mesmo que haja outros profissionais envolvidos. Entenderemos mais à frente o porquê. Continue acompanhando!
Como utilizar a matriz RACI em projetos maiores?
Como citamos anteriormente, a matriz RACI possui 4 pilares fundamentais. Contudo, nem sempre essas funções são o suficiente para definir as atribuições e ter um desenvolvimento de projeto eficiente. Pode ser que um projeto seja grande demais ou até mesmo que ocorra projetos com situações diferentes do usual que exigem mais colaboradores e mais responsabilidades dentro da matriz.
Para que não haja gaps no processo, algumas adaptações podem ser feitas de acordo com as necessidades de cada projeto e equipe. Veja abaixo quais são os adicionais:
Manager (M)
O manager é aquele que irá gerenciar a entrega, mas não irá fazer a sua avaliação e aprová-la. Ou seja, eles ficam responsáveis pela gestão de tarefas na equipe, mas não são diretamente responsáveis pelas entregas.
Backup (B)
O backup é o profissional que substitui o responsável por alguma tarefa em casos de imprevisto. Por isso, ele se torna fundamental em projetos que não podem ter atrasos. Contudo, ele só deve ser acionado em último caso, para que haja senso de responsabilidade e comprometimento do profissional encarregado inicialmente. O substituto deve estar em prontidão para assumir o papel e evitar prejuízos no processo.
Notify (N)
Lembra da letra I (Informado) que abordamos no tópico anterior? Explicamos que nela estão aqueles que são impactados de alguma forma pelos resultados e precisam ser notificados de cada consequência relevante do projeto.
Porém, existem notificações apenas sobre a conclusão de uma tarefa ou etapa, para que um outro colaborador inicie uma nova fase. Em outros casos, há a notificação de uma nova funcionalidade do sistema. Basicamente, são notificações que não tem forte impacto sobre os envolvidos, mas servem para prosseguir as atividades. Notificar essas informações é a função designada para este grupo (notify).
Originator (O)
Por fim, existe o originador, que são os responsáveis por criar as tarefas. Por meio dele, é possível esclarecer dúvidas sobre características específicas de cada atividade, quais funções, qual foi o intuito ao criá-la, etc.
Se ainda há alguma função a mais para acrescentar e aperfeiçoar o desenvolvimento dos projetos, é possível personalizar a matriz RACI com mais funções. Contudo, é preciso ter um equilíbrio para não ter excesso de informação e acabar dificultando a visão da planilha. Portanto, opte pelas mudanças realmente necessárias e essenciais.
Qual é o objetivo da matriz RACI?
O principal objetivo da matriz RACI é obter sucesso na gestão de um projeto. Essa ferramenta visa delimitar o papel de cada profissional durante o desenvolvimento do projeto e assim otimizar o uso das competências de cada um deles. Dessa forma, é possível ter um maior aproveitamento das potencialidades dos colaboradores.
Quais são as vantagens de utilizar a matriz RACI?
Além de extrair o melhor de cada colaborador, a matriz RACI também garante as seguintes vantagens:
- Divisão clara de tarefas;
- Simplifica os processos internos da empresa;
- Facilita e incentiva o trabalho em equipe;
- Evita o acúmulo de tarefas e faz uma distribuição justa, sem que sobre colaboradores sem tarefa definida;
- Possui custo baixo e grandes resultados;
- Gerenciamento das tarefas de acordo com as competências individuais;
- Identifica rapidamente e minimiza as falhas de um projeto;
- Mais fluidez na execução dos projetos;
- Mais qualidade e eficiência nos resultados.
Como fazer uma matriz RACI?
Veja abaixo os passos para criar uma tabela baseada na matriz RACI:
1º passo: defina as funções ou nomes
Primeiro, é preciso definir se irá utilizar os nomes específicos de cada colaborador ou a sua função. Em casos de diversas pessoas realizando a mesma função, o ideal é dar preferência a utilização dos nomes. Já se uma pessoa está responsável por múltiplas funções, o ideal é colocar a função específica na tabela.
2º passo: estabeleça as tarefas
O próximo passo é separar as tarefas do projeto e preenchê-las na tabela de acordo com cada colaborador. Em nosso exemplo, estamos utilizando apenas 4 tarefas, contudo, um projeto requer um número maior para ser bem-sucedido.
3º passo: atribua as responsabilidades (RACI)
Agora chegou a hora de atribuir as responsabilidades que vimos no início do artigo: R (Responsável), A (Autoridade), C (Consultado) e I (Informado). Ao analisar nosso exemplo abaixo, podemos compreender na tabela que o colaborador 2 (R) é o que será responsável em definir a estratégia do projeto em questão. Ao mesmo tempo, o colaborador 1 (A) é o que irá aprovar essa definição. Veja
| Colaborador 1 | Colaborador 2 | Colaborador 3 | Colaborador 4 | |
| Definir | A | R | I | I |
| Projetar | I | A | R | C |
| Desenvolver | I | A | R | C |
| Testar | A | I | I | R |
Por fim, lembre-se sempre de envolver toda a equipe e manter uma comunicação clara sobre todo o processo, quais serão as funções de cada um, sobre como funciona a matriz RACI, etc. Também envolva as principais partes interessadas no projeto, fazendo reuniões e deixando todo o processo claro para eles.
Dicas para ter uma matriz RACI de sucesso
Veja abaixo algumas dicas para fazer com que a matriz RACI tenha realmente sucesso e faça a equipe alcançar melhores resultados:
- Todas as tarefas descritas precisam ter um responsável encarregado;
- Defina apenas uma pessoa para ser o aprovador. Dessa forma, não haverá conflitos em tomadas de decisão;
- Se há muitos “C” e “I” na matriz, é preciso fazer com que a informação chegue de forma rápida até eles;
- Não coloque o mesmo colaborador para ser responsável por muitas tarefas;
- Lembre os colaboradores de ir até a planilha após efetuarem alguma tarefa e identificar os próximos encarregados;
- Certifique-se sempre que as tarefas estão de acordo com que está sendo realizado no processo.
Quando usar a matriz RACI?
A matriz RACI pode ser utilizada em diversos projetos dentro de uma empresa, principalmente naqueles que demandam grandes tarefas com múltiplos recursos e que precisam ser realizadas ao mesmo tempo.
Ela se torna fundamental quando há confusão na divisão de tarefas, conflitos internos de trabalho em equipe, profissionais sobrecarregados, dificuldades nas tomadas de decisão e atrasos nos projetos. Geralmente, isso ocorre em equipes muito grandes que acabam perdendo o controle do desenvolvimento.
Um dos exemplos onde a matriz RACI pode ser aplicada é no planejamento de programas de treinamento e desenvolvimento. É o que veremos no próximo tópico!
Como usar a Matriz RACI no processo de treinamento?
Afinal, como a matriz RACI pode ser útil nos programas de T&D? Veja abaixo como aplicar cada uma das etapas na estruturação e execução do seu processo de treinamento:
1. Definir a Autoridade (A)
É importante começar com a definição de quem será o líder do projeto. Mesmo que, em princípio, essa pessoa deva ser capaz de voar sozinha, é sempre aconselhável esclarecer com todos o papel das várias partes interessadas. Dessa forma, podemos evitar mal-entendidos, duplicação de responsabilidades ou conflitos.
2. Realizar o mapeamento dos Responsáveis (R)
Em seguida, realizamos um mapeamento dos Responsáveis e avaliamos seus níveis de competência e motivação para o projeto para formar nossa equipe. Feito isso, definimos com cada um deles seu escopo e tarefas, garantindo que seus objetivos sejam “SMART”. Na maioria das vezes, acreditamos que o recrutamento do projeto esteja concluído nesta fase. É um erro por trás da maioria das falhas de implantação.
3. Identificar os Consultados (C)
Identificar todas os Consultados, as fontes de informação e validação, é uma etapa crítica para o sucesso de nossos projetos de T&D. Ao deixar de consultar um especialista, o gerente de projeto corre o risco de ter que revisar suas suposições em um estágio avançado de implantação. Além disso, todos temos um exemplo de uma parte negligenciada diagnóstico que nos lembra seu poder de ser uma surpresa desagradável, atrasando ou bloqueando o andamento do nosso projeto.
4. Manter os patrocinadores Informados (I)
Por fim, quem devemos manter informados? Muitas vezes, lamentamos a falta de envolvimento de nossos patrocinadores ou gerentes em nossos processos, mas será que nós fornecemos a eles todas as informações úteis? Para ser realmente eficaz, essa parte do RACI deve assumir a forma de um plano de comunicação real do projeto. Sem mencionar a promoção interna do nosso sucesso.
Explore a estrutura organizacional da empresa, de maneira mais geral, e o ecossistema – seria uma pena usar recursos e/ou especialistas externos. Em seguida, atribua os papéis e posicione os atores. A mesma pessoa pode, naturalmente, ter várias funções dentro de um projeto: um recurso a qualquer momento, consultado por sua experiência, regularmente informado sobre o andamento do projeto.
Quando a lista for estabelecida, defina claramente a maneira pela qual você trabalha e se comunica com cada um. E o mais importante, mantenha a sua matriz RACI sempre à mão e transforme o seu projeto de T&D em um sucesso!