Pour garantir des résultats et un impact durable, les équipes L&D doivent se doter de stratégies d’onboarding efficaces et clairement définies, en phase avec les objectifs de carrière des nouvelles recrues. En effet, avec un programme d’onboarding adapté au parcours professionnel de vos talents, vous favorisez leur engagement, leur satisfaction et leur fidélité, avec à la clé de meilleures performances et des taux de rotation plus faibles dans votre entreprise. Il est donc essentiel d’offrir une expérience d’apprentissage cohérente tout en favorisant le progrès de chaque employé.
Pour vous guider sur ce chemin, nous vous proposons de lever les obstacles courants en matière d’onboarding et d’explorer un certain nombre de bonnes pratiques pour rendre votre programme aussi efficace que possible. Mais avant d’entrer dans le vif du sujet, considérons plusieurs chiffres recueillis par les experts de Fosway auprès de professionnels L&D :
- 51 % des personnes interrogées déclarent que le développement de carrière est une priorité absolue.
- 47 % déclarent que la montée en compétences et la reconversion sont des priorités absolues.
- 40 % déclarent que l’onboarding et le reboarding sont des priorités absolues.
Pourtant :
- 10 % seulement déclarent que leur stratégie est très efficace en matière de développement de carrière et 18 % seulement que leur stratégie est très efficace en matière d’onboarding et de reboarding.
- 46 % estiment que leurs stratégies de montée en compétences, de reconversion et de développement de carrière sont inefficaces.
Le programme d’onboarding idéal
Nous savons que l’efficacité d’un programme se mesure à sa capacité à éveiller le sentiment d’appartenance, à développer l’engagement, à prendre en compte tous les talents, à faire vivre une expérience agréable et à contribuer au développement des compétences individuelles. Nous savons aussi qu’un programme d’onboarding réussi a pour effet de réduire le temps nécessaire au développement des compétences, d’attirer les talents, de réduire le taux de rotation des effectifs, d’améliorer le processus de transfert des compétences et de renforcer l’image de marque et la culture de l’entreprise. Mais avant d’y arriver, les équipes L&D doivent parfois multiplier les essais et les erreurs !
Examinons certains obstacles courants en matière d’onboarding, qui font perdre les programmes en efficacité :
Ne pas savoir de quoi vos nouveaux collaborateurs ont besoin pour réussir
Il est impossible de créer un programme d’onboarding de qualité sans définir au préalable des objectifs d’apprentissage clairs. Quel est le profil d’apprenant de vos nouveaux collaborateurs ? De quelles compétences ont-ils besoin ? Combien de temps votre équipe L&D peut-elle consacrer à la création et à l’actualisation de votre programme d’onboarding, notamment à la conception des contenus, aux mises à jour et à la consultation de vos parties prenantes ? Quelles sont les ressources d’apprentissage dont vous disposez actuellement et quelles sont celles que vous devrez ajouter à votre arc ? Connaître les réponses à ces questions avant de vous lancer vous permettra de gagner un temps précieux.
Ne pas avoir les ressources d’apprentissage appropriées
S’appuyer uniquement sur des présentations PowerPoint, des PDF, des vidéos et des infographies est la recette idéale pour échouer. Si ce sont vos seules ressources à disposition, c’est donc que vous n’êtes pas en mesure de commencer. Pour donner à vos apprenants toutes les chances de réussir, vous devez utiliser un large éventail de supports, variés et accessibles de diverses manières. Solutions en face-à-face, apprentissage mixte en groupe et modules en ligne autodirigés, voilà les outils dont vous devez disposer. Quelle que soit la combinaison choisie, les interactions humaines doivent occuper une place importante, qu’il s’agisse de travaux en binôme, de réunions en présentiel, de pauses café ou autres événements conviviaux.
Se mettre d’accord avec les parties prenantes et clarifier les rôles
Vos parties prenantes partagent-elles toutes la même vision ? Ont-elles une compréhension claire des résultats d’apprentissage qu’elles attendent ? Côté pratique, qui se chargera de l’actualisation du programme ? Cette mission doit être confiée à une personne en particulier, afin d’éviter l’essoufflement et la perte d’efficacité du programme. L’émergence de nouveaux postes nécessitera l’évolution des modules d’onboarding, de même qu’une réorientation de la stratégie pourra s’avérer indispensable à la suite d’un changement organisationnel majeur ou de bouleversements dans l’entreprise.
Quelles sont les attentes précises des apprenants en matière d’onboarding ?
Pour concevoir votre programme d’onboarding, vous devez prendre en compte les attentes de vos nouvelles recrues. Selon des données récentes, nous savons ce que les utilisateurs recherchent :
- une expérience guidée et simple d’utilisation, qui permet un parcours progressif jusqu’à l’achèvement du programme ;
- un accès aux informations nécessaires depuis un seul endroit, par exemple une page Internet ou une plateforme unique ;
- une approche structurée qui garantit la continuité de l’apprentissage ;
- un format avec facilitation qui permet aux nouvelles recrues de poser des questions et d’obtenir des réponses ;
- des expériences humaines avec des attentions particulières comme un message de bienvenue de la part de la direction, des témoignages de collègues et des activités conviviales ;
- un large éventail de ressources d’apprentissage de qualité pour apprendre de la meilleure façon possible ;
- des thématiques en rapport avec la culture de l’entreprise, sa vision et sa mission, son engagement pour le développement durable, les opportunités de carrière et la diversité ;
- un sentiment d’adhésion, d’appartenance et d’immersion dans la culture de l’entreprise ;
- un ensemble d’activités conviviales pour agrémenter la composante numérique du programme ;
- une expérience qui fait bon usage du temps investi et qui s’intègre dans le flux de travail.
Et pour éviter les écueils, il est tout aussi important de savoir ce que les apprenants ne veulent pas :
- une surabondance d’informations ;
- des contenus ou des formats obsolètes ;
- une liste de liens hypertextes sans explications ;
- peu ou pas d’interactions ni d’activités conviviales ;
- l’absence de diversité dans les ressources d’apprentissage.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe déjà une méthodologie efficace et éprouvée !
Étape 1 : déterminez les objectifs de vos collaborateurs et définissez, en fonction, vos objectifs d’apprentissage et commerciaux.
Étape 2 : identifiez les compétences actuelles de vos collaborateurs et celles qu’ils ont besoin d’acquérir.
Étape 3 : sélectionnez les experts en la matière capables de concevoir des contenus d’apprentissage stimulants et percutants.
Étape 4 : imaginez votre parcours d’apprentissage en créant vos contenus à l’aide de storyboards, de scripts et de plateformes.
Étape 5 : déployez votre programme, puis testez-le, examinez-le et recueillez les réactions de vos utilisateurs et parties prenantes.
Onboarding et flux de travail
Pour éviter de submerger vos nouveaux collaborateurs, consacrez environ 45 minutes le premier jour à une séance d’introduction. Celle-ci peut s’articuler autour d’une vidéo de bienvenue et de discussions courtes sur l’organisation de l’entreprise et les règles de santé et sécurité au travail. Ensuite, au cours de la première semaine, organisez une session de deux à trois heures pour présenter la vision et la mission de l’entreprise, les opportunités de carrière, la culture et les processus de l’entreprise, des informations sur l’organigramme et les différents services, les initiatives en matière de diversité, d’équité et d’inclusion, et le rôle des nouveaux collaborateurs dans la mission de l’entreprise. Enfin, au cours des trois premiers mois, prévoyez cinq heures pour aborder des questions plus spécifiques par exemple sur vos produits et services, les meilleures pratiques à adopter, les processus et outils propres au poste, la conformité le cas échéant, ainsi que les contacts et ressources utiles pour réussir.
L’onboarding, volet essentiel de votre stratégie de montée en compétences
L’onboarding est à la fois la première et l’unique occasion pour vous de faire en sorte que vos nouveaux collaborateurs se fondent harmonieusement au sein de vos équipes, qu’ils comprennent et adoptent votre culture d’entreprise et qu’ils deviennent des membres précieux et efficaces de votre organisation aussi rapidement que possible. C’est le moment clé où vous vous assurez qu’ils acquièrent les connaissances, les compétences, les comportements et les relations nécessaires pour intégrer votre entreprise et s’épanouir dans leur travail. Pour toutes ces raisons, vous devez mettre en place une stratégie efficace et clairement définie pour accompagner vos nouvelles recrues dans leurs parcours professionnels. Suivez nos recommandations pour réussir vos programmes d’onboarding : vos collaborateurs seront rapidement opérationnels, ils donneront le meilleur d’eux-mêmes et adhéreront pleinement à votre culture d’entreprise.