Le déploiement d’une solution de digital learning se déroule sur plusieurs mois. C’est une période déterminante pour l’efficacité d’un dispositif. Accompagner l’entreprise, le département L&D et les apprenants durant cette phase est primordial. Quelles sont les étapes indispensables pour déployer un projet et en assurer la réussite ? Marie-Loup Baron, Client Success Team Manager chez CrossKnowledge, nous fait part de son savoir-faire en la matière.
Les étapes et les ressources du déploiement d’un projet de digital learning
Pour déployer un projet qui est tout aussi technologique que pédagogique, trois grandes étapes sont nécessaires : le coup d’envoi (ou « kick off »), la construction et le lancement. Durant les différentes phases de gestion du projet, plusieurs experts sont amenés à intervenir pour accompagner au mieux le client. La durée de chacune de ces étapes et la composition des équipes varient en fonction de la complexité du projet et des infrastructures informatiques de l’entreprise cliente.
Les différents interlocuteurs et leur rôle dans le projet
- un chef de projet chargé de la gestion des équipes et du bon déroulement des opérations : il assure le cadrage du projet, veille au respect des délais et du budget, vérifie la qualité des livrables ;
- un learning technology consultant : connaissant parfaitement les solutions technologiques CrossKnowledge, il conseille les clients pour répondre à leurs besoins à partir des fonctionnalités de la plateforme. Il aide à la production et à l’implémentation de la solution définie lors du cadrage ;
- un consultant intégration, responsable de l’intégration de la solution digitale dans l’écosystème RH du client.
Selon les besoins, il peut également s’avérer utile de faire appel à deux expertises complémentaires :
- le learning design, qui permet d’accompagner les responsables L&D dans l’ingénierie des parcours de formation sur différents points :
- la construction même des programmes de formation ;
- le choix des activités adaptées au public visé : les contenus peuvent être proposés par CrossKnowledge ou détenus par le client ;
- l’appréciation de la dimension sociale de la plateforme nécessaire à l’animation des parcours ;
- la gestion de l’équilibre entre les différentes modalités formatives.
- le learner marketing, qui permet d’apporter une dimension marketing / communication pour engager les apprenants, susciter leur motivation et les fidéliser. Le learner marketing utilise les techniques marketing pratiquées en BtoC / e-commerce pour créer de l’adhésion.
Étape 1 : le coup d’envoi
Au début de chaque projet, tout commence par le « kick off » : une réunion de lancement essentielle car elle permet de partager la stratégie pour les mois et les années à venir. Ainsi, les experts pourront proposer les actions appropriées pour répondre aux objectifs.
C’est aussi le moment de présenter au client les équipes en charge du projet et la méthodologie qui sera utilisée et d’expliquer les différentes phases de déploiement du projet, ce qu’elles comportent, ainsi que leur planification.
Le kick off permet aussi – surtout ! – de cadrer le projet et mettre en place sa gouvernance :
- Définition des objectifs et indicateurs de performance (KPI du projet) ;
- Définition de la solution à développer et à implémenter (parcours, web design, etc.) ;
- Établissement du calendrier des réunions projet et comités de pilotage ;
- Établissement du calendrier de formation des équipes (client).
Le kick off est fondamental pour installer une relation de confiance entre tous les acteurs et interlocuteurs. Il permet de s’assurer que les équipes ont bien compris et intégré les besoins du client et les objectifs du projet.
Étape 2 : la construction (design, production et transition)
Durant cette étape, les experts entrent en jeu pour construire le dispositif : la plateforme, le(s) parcours et la campagne de communication.
L’expert plateforme pilote la création de l’instance et configure les paramètres selon les besoins du client. Il synchronise les licences de contenus, met en place le web design créé, implémente l’expérience d’apprentissage, etc.
- L’expert intégration met en place le SSO et l’import des données de ressources humaines.
- L’équipe design accompagne le département L&D dans la création graphique de l’expérience d’apprentissage afin de la rendre attractive en offrant une navigation plus ergonomique et fluide.
- Les experts pédagogiques sont investis lors d’une réunion spécifique avec le client. ils définissent la portée du projet et commencent à travailler sur des parcours de formation.
- Le chef de projet s’assure de la qualité des livrables de chaque expert, dans le respect du cadrage et des délais définis.
Je dis toujours à mes équipes que le commercial possède les clés du compte, tandis que le chef de projet détient les clés du projet. C’est lui qui fait en sorte que toutes les étapes se déroulent sans encombre.
Marie-Loup Baron, Client Success Team Manager chez CrossKnowledge
Transition
À l’issue de cette première phase, des tests sont effectués par CrossKnowledge et le client qui valideront la décision de lancer la solution définie à grande échelle.
Étape 3 : le lancement
Ça y est, le projet est lancé ! Les indicateurs de performance définis lors du kick off sont analysés régulièrement tout au long du déploiement du projet. Selon les résultats obtenus, les équipes procèdent aux ajustements nécessaires et vérifient que la plateforme répond bien aux besoins exprimés.
Les réunions de projet permettent d’identifier de potentiels nouveaux besoins pour lesquels il conviendra de développer de nouveaux parcours, de cibler de nouvelles populations par exemple.
L’objectif prioritaire : la satisfaction des apprenants
Un projet réussi, c’est avant tout des apprenants satisfaits.
Marie-Loup Baron, Client Success Team Manager chez CrossKnowledge
La satisfaction des apprenants permet de s’assurer que le projet répond bien aux attentes du public concerné. CrossKnowledge recommande fortement aux responsables L&D de mesurer la satisfaction de leurs apprenants : c’est un des indicateurs de réussite qui permet de mesurer le ROI des formations. Vous pouvez utiliser par exemple le net promoter score (NPS) qui figure parmi les indices de satisfaction de l’expérience client les plus connus.
Déployer un projet de digital learning, quels qu’en soient les objectifs, requiert des expertises et des savoir-faire qui ne s’improvisent pas. Se focaliser uniquement sur l’un d’entre eux sans envisager le déploiement comme un tout (technologique, pédagogique, stratégique, culturel, ergonomique) serait prendre le risque de perdre en efficacité. Les équipes de CrossKnowledge sont expérimentées dans leur domaine et s’impliquent au quotidien pour que les projets de leurs clients répondent à leurs enjeux. Contactez-nous pour en savoir plus et obtenir une démonstration.