Bei einem Learning Management System (LMS) handelt es sich um eine Softwareanwendung/-plattform für Verwaltung, Dokumentation, Verfolgung, Reporting und Auslieferung von Trainings. Wenn das System korrekt eingerichtet ist, steuert es alle Teile des Kurses. Es ist eine große Hilfe, die Lernenden in ihrer Konzentration auf den Lernstoff nicht mit störender Technik abzulenken.
Einrichtung des LMS: Learning einfach gemacht!
In stark zentralisierten Unternehmen mit lokalen HR-Teams, die die Mitarbeiter unterstützen und die Vorzüge der neuen Systeme gut erklären, kann es sehr vorteilhaft sein, die Software an demselben Tag an das gesamte Personal zu verteilen. Um eine positive Dynamik anzustoßen, die durch Weiterempfehlungen gespeist wird und in der die Mitarbeiter eine normative Rolle erfüllen, sollten Sie die folgenden Punkte beachten:
- Beziehen Sie die Lernenden in die Plattformauswahl ein, und geben Sie der Learning-Experience Priorität
- Wählen Sie Performance-Indikatoren, die sich an den Lernenden orientieren (siehe Kapitel 4)
- Bieten Sie eine ausreichend breite Auswahl an Inhalten und Kursen an, und stellen Sie eine Verbindung zum Unternehmensbedarf her
- Machen Sie Werbung für Ihre Trainingssuite, konzentrieren Sie sich dabei stärker auf die Vorzüge als auf die Methoden
- Trainieren und unterstützen Sie das lokale HR-Team und die Führungskräfte vor Ort, oder greifen Sie auf „Champions“ zurück, also auf diejenigen Unternehmensmitarbeiter, die mit der digitalen Learning-Umgebung bereits vertraut sind
- Machen Sie den Lernenden das Leben leichter, unterschätzen Sie nicht die Hindernisse, und tun sie alles dafür, die Learner-Experience zu vereinfachen – beispielsweise mit einer zentralen Plattform, Zugriff mit nur einem Klick etc.
Das LMS wird häufig wegen seiner starken Funktionalitäten, seiner Systemkompatibilität oder seiner Fähigkeit ausgewählt, die administrativen Trainingsaspekte zu automatisieren oder zumindest zu vereinfachen. Natürlich sind diese Kriterien alles andere als unwichtig, sollten aber niemals stärker bewertet werden als die Learning-Experience: Diese muss angenehm, störungsfrei und motivierend sein, denn sonst werden sich schon wenige Monate nach der Einführung immer weniger Mitarbeiter anmelden, und die Abschlussquote der Kurse wird rapide sinken.
Wie bei allen anderen Softwarelösungen setzt der Erfolg der LMS-Plattform voraus, dass Sie alle Beteiligten mit ins Boot holen. Und mit diesen Beteiligten meinen wir nicht nur die Trainings-, HR- und IT-Manager, sondern auch alle anderen Mitarbeiter, die einen wertvollen Beitrag leisten können. Beispielweise sollten Sie alle um ihre Meinung fragen, die die Learning-Experience der verschiedenen Lösungen beurteilen können.
Für eine regelmäßige Bewertung der Rollout-Strategie der LMS-Plattform im Hinblick auf die Qualität des Angebots an die Lernenden, auf die Kursperformance etc. sind Performance-Indikatoren von grundlegender Bedeutung. Ohne diese Indikatoren, können keine Verbesserungsmöglichkeiten für den Einsatz und die Effizienz der LMS-Plattform gefunden werden.
Wenn die Learner-Experience eines Ihrer wichtigsten Auswahlkriterien ist und Sie die Lernenden in den Mittelpunkt der Rollout-Strategie stellen, können Sie auch die Plattformeffizienz unter demselben Blickwinkel beurteilen und entsprechende Indikatoren generieren. Im Idealfall liefert Ihnen die Plattform sowohl diese Indikatoren als auch einfache Überwachungsverfahren.
Gewährleistung des LMS-Erfolgs
In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen einige gute Tipps geben, mit denen Sie Ihr LMS zu einem großartigen Erfolg machen können.
Optimierung Ihrer Plattform
In unserer heutigen schnelllebigen digitalen Zeit wird viel Wert auf das Tempo gelegt.
Der weltbekannte E-Commerce- Gigant Amazon.com hat beobachtet, dass bereits eine Verbesserung der Seitenaufbauzeit um eine Zehntelsekunde zu um 1 % höheren Umsätzen führt. Yahoo verzeichnete eine neunprozentige Traffic-Zunahme mit jeder Beschleunigung um vier Zehntel.
Das Trainingsportal und die Video- und Contentladezeiten wirken sich natürlich auf die Qualität der Learning-Experience aus. Daher muss Ihre LMS-Infrastruktur schnell und effizient sein, und zwar unabhängig vom Aufenthaltsort der Benutzer. Auch cloudbasierte Trainingsinhalte und die automatische Medienoptimierung je nach Bandbreite des Benutzers sind von absolut zentraler Bedeutung.
Für eine störungsfreie Learning-Experience ist nicht nur die IT-Infrastruktur verantwortlich. Hier einige weitere Aspekte, die Sie im Zusammenhang mit Ihrem LMS-Projekt im Kopf behalten sollten:
- Anzahl der Klicks: Je häufiger die Lernenden klicken müssen, um auf die Lerninhalte zuzugreifen, desto höher Ihre Traffic-Schwundrate. Wenn bei Ihrem Trainingsangebot häufig mehr als drei Mal geklickt werden muss, sollten Sie wahrscheinlich über einige Verbesserungen nachdenken. Überlegen Sie sich, ob für den Lernenden wirklich alle Schritte unverzichtbar sind.
- Anmeldedaten: Wenn Sie der Meinung sind, der Anmeldungsprozess sei für Ihre Trainingsteilnehmer kein Problem, dann sehen Sie bitte einmal näher hin! Die Hälfte der Lernenden gibt nämlich auf der Anmeldeseite bereits auf, und zwar sogar auch dann, wenn es dort einen Passwortlink gibt. Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie über ein SSO-System (Single Sign-on) nachdenken. Und denken Sie auch an die Mobilität Ihrer Benutzer, nachdem das System eingerichtet ist: Wenn Ihr SSO nämlich nur in den Geschäftsräumen funktioniert, geht Ihnen die gesamte wertvolle Zeit flöten, die der Lernende zu Hause, auf dem Weg zur Arbeit, in Wartezimmern etc. mit dem Training verbringen könnte.
- Trainingsdauer: E-Learning- Kurse dauern im Durchschnitt zwischen zehn und 30 Minuten. Um das Training in einer vernünftigen Zeit abschließen zu können, müssen sich die Lernenden die notwendige Zeit auf der Arbeit oder zu Hause freihalten.
Hinweis: Großraumbüros eignen sich nicht gut für Trainings (wegen der Interaktionen mit Kollegen, eingehenden Telefongesprächen, Ablenkungen etc.). Im Idealfall verfügen Sie über mit Kopfhörern und Mikrofonen ausgestattete Räume – und wenn möglich sogar über entsprechende für das E-Learning reservierte Zeiträume! Wenn das LMS als SaaS (Software as a Service) zugänglich ist, können es die Mitarbeiter auch im Homeoffice verwenden.
Die Vertriebsbrille aufsetzen
Der Marketing-Mix ist ein Konzept aus dem Einzelhandel und stützt sich auf die „vier P“ als Instrumente:
- Produkt: Darauf sind wir bereits am Anfang des Abschnitts „Einrichtung des LMS: Learning einfach gemacht!“ eingegangen. Learning einfach gemacht!
- Preis: In diesem Kontext nicht relevant.
- Engl. Place (Ort): Verteilungskanal des eigentlichen LMS sowie sonstige Unternehmenskanäle.
- Promotion: Bedarf, um die Implementierung des LMS-Rollouts zu unterstützen.
Wie auch bei der Einführung sonstiger neuer Produkte oder Services werden für eine LMS-Plattform tiefgehende Kenntnisse über die Zielgruppe und ein wirksamer Kommunikationsplan benötigt, um die Mitarbeiter von der Nützlichkeit der Plattform zu überzeugen.
Der Schlüssel zum Erfolg dabei ist es, sich die Lernenden als Kunden vorzustellen, denen die Lösung verkauft werden muss, und dafür einen echten Werbeplan für die Einführung Ihres „Produkts“ zu erstellen.
Diesen Ansatz können Sie in zwei Hauptschritten umsetzen:
1. Sehen Sie sich das übliche Verhalten der Lernenden an. Wer die Motivation steigern und den Lernenden das bestmögliche Lerngefühl bieten möchte, muss einfach nur die richtigen Fragen stellen: Wer sind die Lernenden? Weshalb absolvieren Sie das Training? Wann haben Sie Zeit für E-Learning- Programme? Sind sie motiviert? Für welche Werkzeuge wird sich die Zielgruppe am ehesten interessieren? Werden im Büro soziale Netzwerke verwendet? Sind diese sozialen Netzwerke öffentlich oder auf das Unternehmen beschränkt? Wären die Mitarbeiter an einer mobilen LMS-Version interessiert? Anhand dieser Fragen lässt sich das typische Profil der Lernenden ermitteln. So kann Ihr Programm so eingeführt werden, dass es sich am täglichen Erleben der Mitarbeiter orientiert und die Funktionalitäten der LMS-Plattform an die Arbeitsweise der Mitarbeiter angepasst sind.
2. Starten Sie eine Kommunikationskampagne, die sich auf das Projekt konzentriert. Wenn Sie alle schnell ins Boot bekommen möchten, legen Sie ein Marketingbudget fest und erstellen Sie eine Werbestrategie, mit der Sie alle Betroffenen erreichen. Sie können Ihr Projekt mit Teasern, Postern, Newslettern und kurzen Filmen wirksam bekanntmachen. Betrachten Sie die Kommunikationsstrategie als echte Inhouse-Werbekampagne, mit der die Einführung zu einem Event wird und die zukünftigen Benutzer von der Nützlichkeit der neuen Plattform überzeugt werden.
Eine Kommunikationskampagne wie diese kann nur erfolgreich sein, wenn es „Botschafter“ vor Ort gibt.
Die lokalen HR-Abteilungen müssen über die notwendigen Mittel verfügen, um die Mitarbeiter während der Plattformeinführung zu unterstützen und ihnen ein präzises Ziel vorzugeben. Sie benötigen also einen echten „Change-Support- Ansatz“, mit dem HR und L&D (Learning and Development) schrittweise unabhängiger werden, gleichzeitig aber effizient und an den Unternehmensentscheidungen ausgerichtet bleiben. Wenn Sie also zunächst einmal eine relativ umfangreiche Trainingssuite mit abrufbaren Inhalten einführen, können sich HR und L&D auf die Förderung des Angebots konzentrieren. Die tiefergehenden Funktionalitäten der Plattform können Sie diesen Abteilungen im Anschluss daran vermitteln, wenn bereits erste Erfahrungen erlangt wurden.
Auch die Führungskräfte müssen überzeugt und dazu gebracht werden, das Projekt zu unterstützen und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu fördern.
Hierfür empfiehlt sich die Einrichtung eines besonderen Bereiches mit Trainingsinhalten nur für die Führungskräfte. Sie können die Führungskräfte in den von den Mitarbeitern benötigten Fähigkeiten unterstützen und ausbilden. Weiterhin können Sie ein Dashboard einrichten, mit dem die Führungskräfte den Fortschritt ihrer Teammitglieder überwachen und diese im Bedarfsfall ermutigen und coachen können.
Ausrichtung am Tagesgeschäft
Es ist am besten, die Lernenden dort zu erreichen, wo sie sind und arbeiten. Trainingsteams verbringen viel Zeit und Energie damit, die Mitarbeiter an ein Trainingsportal zu gewöhnen, das in der Folge zu einem Werkzeug wie jedes andere wird oder zu einem nur gelegentlich besuchten Webservice degradiert. Heute ist es möglich, LMS-Plattformen in das Intranet (Sharepoint) oder in die sozialen Netzwerke des Unternehmens (z. B. Yammer oder Jive) zu integrieren – damit kommt das Training zu den Lernenden und nicht umgekehrt. Es wird zu einem echten Bestandteil des Tagesgeschäfts.
Die Idee dahinter ist, dass sich die Lernenden auf die Lerninhalte konzentrieren sollen und nicht auf die Lösung technischer Probleme, die eventuell der Weiterentwicklung ihrer Fähigkeiten im Wege stehen.
Nutzen Sie auch in maximalem Umfang den von Ihrem LMS- Plattformanbieter gebotenen Support, denn der Anbieter verfügt über detaillierte und umfangreiche Erfahrung in der Projektverteilung. Ferner kann der Anbieter auch Trainings, Services und Know-how von Dritten wie der CrossKnowledge-Akademie anbieten, mit denen Sie Ihre eigenen Teams dabei unterstützen können, das Projekt zum Erfolg werden zu lassen.